A teljes folyamat lépésről lépésre: Minden, amit tudnod kell, vagy kellett volna
Képzeld el a jelenetet: Hétfő reggel 9:00. A főnököd bekopog az irodádba, és mosolyogva közli:
„Anna, idén Te szervezed meg az éves konferenciánkat. 350 fő. Május 15. Budget 12 millió. Sok sikert!”
És már megy is ki az ajtón, miközben Te meg csak ülsz, és azon gondolkozol: hol is kezdjem?’
Ha ismerős a helyzet, akkor jó helyen jársz. Ebben a cikkben a teljesség igénye mellett, szeretnénk megmutatni mindent, ami egy 100 és egy 500 fős rendezvény megszervezéséhez kell – és közben azt is látni fogod, hogy ez miért sokkal több munka, mint elsőre gondolnád.
Spoiler: A végére nagy eséllyel azt mondod majd, hogy ‘Oké, ezt inkább szervezze valaki más, ahogy ez szokott lenni a partnereiknél is. És ez teljesen rendben van. 😊
Miért nem mindegy, hogy 100 vagy 500 fős a rendezvényed?
Sok ember azt hiszi, hogy egy 500 fős esemény csak egy ‘nagyobb verziója’ a 100 fősnek. Oké, több asztal, több szék, több étel. Igaz?
Nem feltétlen.
Egy 500 fős rendezvény nem skálázható verzió. Ez egy TELJESEN MÁS KOMPLEXITÁSI SZINT. És most megmutatom, hogy pontosan miért.
Gyors összehasonlítás: Mi változik a létszám növekedésével?
| Szempont | 100 fős rendezvény | 500 fős rendezvény |
| Előkészítési idő | 4-10 hét | 12-24 hét |
| Helyszín opciók | Közepes méretű hotelek, konferencia központok | Csak nagy kapacitású helyszínek, limitáltabb opciók, főleg ha körasztalos gálavacsora is lesz |
| Onsite csapat | 2-4 fő koordinátor | 8-10 fő |
| Étkeztetés időigénye | 45-60 perc (1-2 időablak) | 90-150 perc (3-5 időablak vagy több helyszín) |
| Átlagos költség/fő | 30-50.000 Ft (helyszíntől függ) | 32-55.000 Ft (DRÁGÁBB/fő!) |
| Technika komplexitás | Alap AV (audiovizuális), 1-2 mikrofon | LED falak, színpadtechnika, 6-10 mikrofon, élő közvetítés |
| Kockázati szint | Kezelhető, a hibák gyorsan javíthatók | MAGAS – Egy nagyobb hiba 500 főnél nagyon kellemetlen lehet |
1. lépés: Helyszínkeresés és kiválasztás – Ez egy hangsúlyos rész
A helyszín nem csak egy terem/szálloda/központ, ahol „valahogy megtartjuk a rendezvényt’” kérdés. Ez az alap, amire MINDEN épül. És egy nem megfelelő helyszín döntés? Az katasztrófa is lehet.
100 fős rendezvény – Könnyebb, de nem egyszerű
100 fő esetén viszonylag sok helyszín jöhet szóba:
- 4 csillagos szállodák konferencia termei
- Boutique event space-ek
- Kisebb konferenciaközpontok, éttermek
- Vidéki wellness szállodák
Mitől lesz JÓ a helyszín 100 főre?
- Programtól függően egy terem is elég lehet, de lehetőleg legyen 120-150 m²
- Tisztázni kell, hogy színház, iskolapad, körasztalos elrendezés fog kelleni
- Alap AV technika: projektor, vászon, 2 mikrofon, flipchart tábla
- Étkezés: szerencsés, ha egyidőben tudnak egyszerre étkezni
- Jó, ha van infónk, hogy az adott helyszínek milyen színvonalon szolgáltatnak. Általában ez az a piaci információ, amivel általában nem rendelkeznek a cégek.
- Parkolás: 30-40 férőhely elég
500 fős rendezvény – Ez már közép nehézsúly! 😊
500 fő esetén NEM ‘csak nagyobb terem kell’. Itt a RENDSZER ÖSSZETETTSÉGE exponenciálisan nő.
Milyen helyszínek jönnek szóba?
- 5 csillagos nagyhotelek ballroomjai (pl, Marriott, Intercontinental stb.)
- Kongresszusi központok (pl. Hungexpo, SYMA)
- Speciális event venue-k (pl. Akvárium Klub)
- Vidéki nagy szállodák (pl. Pelion Tapolca, Spirit Hotel Sárvár)
A kihívások:
- Egy 600 m² körüli terem kell (színház ülésrend), programtól függően több kisebb összenyitható terem
- Parkolás: minimum 200-350 férőhely (vagy busz transzfer)
- Komplex színpadtechnika felépítése
- Több vendéglátó egység párhuzamosan (3-4 buffet állomás)
- Akusztika és látószög: hátsó sorokból is mindent látni/hallani kell
⚠️ VALÓS SZTORI: Volt egy ügyfelünk, aki maga választott helyszínt – egy szállodát, ahol a legnagyobb terem 220 fős volt, de a konferenciára 420 főt vártak. Az ügyfél is hibázott, mert nem mérte fel, és a szálloda is, mert nem szólt. Szerencsére időben felhívtuk rá a figyelmet, MIELŐTT szerződést írtak volna alá, így egy katasztrófától megmentve. Azóta is minket bíznak meg.
Helyszínkiválasztási checklist – Ezt mindig nézd meg!
100 fő:
- Terem mérete min. 120 m²
- Természetes fény van?
- WiFi sávszélesség min. 50 Mbps
- Van breakout room?
- Külső catering behozható? Extra költség?
500 fő:
- Plenáris terem mérete min. 600 m²
- Szerencsés, ha a plenáris terem mellett van még egy 3-500m2 területünk
- Utána kell járni a légtechnikának, hogy egy nyári kánikulában tartott eseménynél tudják-e hűteni a termet? Erre van-e bizonyíték, vállalás?
- Milyen megközelítési útvonalak vannak?
- Mekkora a teherlift? (ha nincs loading dock)
- Milyen az energiaellátás?
- Van kiállítói tér? Hogyan közelíthető meg?
- Hol legyenek kávészünetek?
- Van elegendő mosdó?
- Hány vendéglátó egység szolgálhat ki párhuzamosan?
- Van belső parkoló, vagy csak utcai?
2. lépés: Költségvetés és kalkulációk – Hogy ne legyenek meglepetések, amit nem láttál jönni
A legnagyobb tévhit: ‘500 fő = olcsóbb fejenkénti ár, a mennyiségi kedvezmény miatt’ Ez sajnos manapság nem igaz.
Sőt, gyakran 500 fő esetén DRÁGÁBB a fejenként költség, mert sokkal nagyobb az erőforrásigény:
- Nagyobb helyszín = drágább energia, klíma, világítás
- Több személyzet = több pincér, hostess, biztonsági őr
- Komolyabb technika = színpadépítés, LED falak, több hangosítás
- Több koordináció = több event manager, több stressz
Költség példa (Budapest, alsóközepes színvonal-magas színvonal):
| Költség tétel | 100 fő | 500 fő |
| Helyszín bérlés | 400.000 – 1.200.000 Ft | 1.200.000 – 3.500.000 Ft |
| Catering (ebéd + két kávészünet) | 2 000.000 – 2.800.000 Ft | 12.000.000 – 15.600.000 Ft |
| AV technika | 300.000 – 500.000 Ft | 1.800.000 – 4.500.000 Ft |
| Hostess / koordináció | 100.000 – 250.000 Ft | 400.000 – 1 000.000 Ft |
| Dekoráció / branding, berendezés | 100.000 – 300.000 Ft | 500.000 – 3.300.000 Ft |
| ÖSSZESEN | 2,9 – 5,05 M Ft | 15,9 – 27,9 M Ft |
| Költség / fő | 29 000 – 50 500 Ft | 31 800– 55 800 Ft |
Látod? Az egy főre jutó költség 500 fő esetén gyakran MAGASABB, mert az infrastruktúra, technika, logisztika nem skálázódik lineárisan. Nagyon komplex kalkulációkat kell készíteni.
És még csak a felénél tartunk. Ha azt érzed, hogy inkább hagynád szakértőkre,
👉 Kérj ajánlatot tőlünk – már több mint 200 nagyszabású eseményt szerveztünk!
3. lépés: Catering logisztika
Az étkeztetés kiemelt fontosságú része az eseménynek. Itt flottul kell mennie mindennek. Jó, ha már a helyszínbejárásnál felismered, hogy egy szálloda vagy étterem svédasztal kapacitása mit bír el. Várhatóan kígyózó sorok lesznek, vagy képesek ezt jól kezelni.
100 fős rendezvény – Itt még nincsenek nagy trükkök – gondolnánk, de azért már itt is lehet rosszul és jól választani
- Étkezési idő: 45-60 perc
- 1 buffet sor vagy ültetett ebéd
- Pincérek: 5-8 fő elég
- Az italcsomag része a büféebéd árának?
500 embert EGYSZERRE megebédeltetni már sokkal nagyobb kihívás és a vendéglátásban egyre nagyobb a minőségi munkaerőhiány.
Íme a valóság:
- Átlagos étkezési idő: 1,5-2 óra
- Itt már kiemelten fontos, hogy hány svédasztal pult van és ezek hogyan helyezkednek el
- Megoldás: 4-5 büfésor párhuzamosan, vagy ha a program engedi, több körben ebédelnek. Ezt a konyhával szorosan egyeztetni kell.
Szakaszos étkezés példa:
- 12:00-12:45 – 1. csoport (150 fő) → Étterem A
- 12:45-13:30 – 2. csoport (150 fő) → Étterem A
- 13:00-13:45 – 3. csoport (200 fő) → Étterem B (párhuzamosan)
- Összesen: 2,5-3 óra, hogy MINDENKI jóllakjon
És ez még csak az ebéd. A kávészünetekről, welcome drink-ről, gálavacsoráról még nem is beszéltünk.
Személyzet 500 főre:
- Pincérek: kb 20-30 fő
- Konyhai személyzet: 15-25 fő
- Catering manager: 2-3 fő koordinátor
- Bar staff: 4-6 fő (ha van italozás)
4. lépés: Technikai követelmények
A legtöbb ember azt hiszi: ‘Projektor, mikrofon, és kész is vagyunk.’ De ezt a területet is érdemes alaposan megvizsgálni, mert nagyon sok múlik rajta.
100 fős rendezvény technika
Alap felszerelés:
- Projektor (min. 5000 lumen) + vászon
- 2-3 db vezeték nélküli mikrofon és prezenter (prezentációkhoz)
- Alapszintű hangrendszer (4-6 db hangfal)
- Laptop csatlakozás (HDMI, VGA)
- Jellemzően 3×3 méteres színpad – ha nincs nagyobb létszámú kerekasztal beszélgetés
- Alapvilágítás (természetes fény + dekor lámpák)
- Technikus onsite: 1 fő elég
Felépítési idő: 2-3 óra
500 fős rendezvény technika
Itt már olyan szolgáltatót kell választani, aki tényleg érti a dolgát:
- LED fal vagy nagyméretű vetítővászon (min. 6×4 méter) további vetítők, nagyméretű tv-k.
- Professzionális hangrendszer (line array, subwoofer-ek)
- 6-10 db vezeték nélküli mikrofon – előadóktól függ
- Színpadépítés (ha nincs beépített színpad)
- Spotlámpa rendszer + moving head-ek (ha gála jellegű)
- Élő közvetítés (ha hibrid esemény vagy felvétel kell – hány kameraállás?)
- Visszhang-mentesítés (nagyterem akusztika fontos!)
- Technikusok: 4-8 fő (hang, fény, vetítés, színpad)
- Felépítési idő: 6-10 óra (+ próba!)
⚠️ FONTOS: Ha a helyszínen nincs dedikált loading dock (teherlift), akkor a 2 tonnás színpadtechnika felvitele a 3. emeletre megnövelheti a költségeket.
5. lépés: Rendezvény napja – Az onsite koordináció művészete
Elérkeztünk a nagy naphoz. A helyszín megvan, elvileg minden meg van rendelve, a vendégek érkeznek. Mi lehet még probléma?
Itt még bármi előfordulhat és sajnos nem volt főpróba.
100 fős rendezvény – Onsite koordináció
Onsite csapat:
- 1 fő event manager (felelős a teljes folyamatért)
- 1-2 fő hostess (regisztráció, vendégfogadás)
- 1 fő technikus (hang, vetítés)
- Catering csapat (a szálloda/catering cég biztosítja)
Tipikus napi menetrend:
- 08:00 – Helyszín bejárás, technika felállítás check
- 09:00 – Vendégfogadás indul, regisztráció
- 09:30 – Program start
- 10:45 – kávészünet
- 12:30 – Ebédszünet
- 14:00 – Délutáni program
- 15:30 – kávészünet
- 17:00 – Zárás, technika bontás
Kommunikáció: Telefon vagy walkie-talkie (ha nagy a terület)
500 fős rendezvény – Onsite koordináció
Itt már nem sima ‘koordináció’ kell, hanem ez egy karmesteri feladat.
Onsite csapat:
- 1 fő főkoordinátor (event director)
- 2-3 fő technikai koordinátor (hang, fény, vetítés külön)
- 4-10 fő hostess (regisztráció, kísérés, info pont)
- 1 fő catering manager
- 2 fő biztonsági koordinátor (tömegkezelés!)
- Összesen: 10-15 fő CSAK koordináció (catering staff külön!)
Kommunikáció: kiemelten fontos, hogy minden információ időben érkezzen meg. Pl, ha valaki rosszul lett.
Igen, pont olyan, mint egy koncerten vagy fesztiválon. Mert ez lényegében az.
Tipikus napi menetrend (500 fő):
- 05:00 – Technika buildup folytatás (színpad, LED fal)
- 07:30 – Team briefing (10-15 fő koordinációs csapat)
- 08:00 – Hangpróba, világítás tesztelés
- 08:30 – Vendégfogadás indul (regisztrációs pultok 3-4 helyen)
- 09:00 – Program start (színpad előtt 500 fő, folyamatos mikrofon csere)
- 10:30 – kávészünet
- 12:00-14:30 – Ebéd szakaszosan (3 időablak párhuzamosan)
- 14:30 – Délutáni blokk
- 16:00 kávészünet
- 18:00 – Vacsora / gálaest (ha van)
- 00:00 – Zárás, bontás (technika eltakarítás másnap reggel)
Igen, ez egy 18 órás nap, ami alatt minden eshetőségre fel kell készülni.
6. lépés: Mi van, ha valami elromlik? – Murphy törvénye érvényben
Ha van egy univerzális igazság a rendezvényszervezésben, az a következő:
„Ha valami elromolhat, el fog romlani. És pont akkor, amikor a legkevésbé kéne.”
Klasszikus példák:
- A projektor nem kapcsol be (mert senki nem tesztelte előző nap)
- A mikrofon zúg / sül el / lemerül
- A catering 30 percet késik vagy túl hamar terítenek meg és az ételek kihűltek
- A klíma túl hideg / túl meleg
- Valaki rosszul lesz (orvosi segítség kell)
- A CEO prezentációja nem megy át (Mac vs. PC probléma)
Egy profi event manager MINDIG rendelkezik Plan B-vel:
- Alaposan felmért technikai igény
- Tartalék eszközök biztosítása
- Részletesen egyeztetett forgatókönyv, a helyszín folyamatos menedzselése és finomhangolása
- Elsősegély doboz + orvosi segély elérhetősége
- És a legfontosabb: Biztonság és nyugalom, hogy a rendezvény jó kezekben van
Ez az, amit egy ügynökség ÉRT. Mi már láttunk mindent, és tudjuk, hogyan kell gyorsan reagálni. Hogy Te vendég lehess a saját rendezvényeden, mert tudod, hogy mi kezeljük.
Miért éri meg rendezvényszervező ügynökséggel dolgozni?
Egy jó szakember gárda és egy megbízható ügynökség a következőkkel rendelkezik:
Stabil piaci ismeret: tudja, hogy a mely rendezvényhelyszínek hogyan szolgáltatnak
Ismeri a szolgáltatókat: műsorvezetőket, rendezvény dekorosokat, a legjobb dj-ket, a bűvészeket, stand up-osokat, hostess ügynökségeket, casinost, jósokat, selfie boxosokat, fotósokat, videósokat, catering trükköket, kiskapukat, buktatókat, a vendégek viselkedését, a rendezvények menetét, dinamikáját.
Tudja meddig ér a takaró és meddig szabad húzni: Ismeri a lehetőségeket és a határokat.
De várjunk. A szervezési díj az nem csak egy plusz költség?
NEM. Ez egy BEFEKTETÉS.
Hogy miért?
1. Valójában pénzt spórolunk
Egy ügynökség nem csak ‘közvetít’, hanem VERSENYEZTET. Mi 5-8 ajánlatot kérünk be, összehasonlítjuk, és tárgyalunk. Számos ügynökségi lépést tudunk tenni, hogy Te jó feltételeket kapj a rendezvényedre. Te egyedül nem fogsz ennyi opcióval dolgozni, és nem ismered a piaci árakat sem. Ráadásul a helyszínek nem tudják, hogy Te ki vagy. Nincs preferencia. Tisztább verseny van.
2. Időt takarítunk meg
Egy 100 fős rendezvény megszervezése egyedül? 40-50 óra munka. Egy 500 fős? 70-120 óra. És ez még akkor is, ha tudjuk, mit csinálunk. Te meg közben dolgozol is és egész évben más feladatokat látsz el, emiatt nem elvárható az a rutin, amivel egy ügynökség rendelkezik.
3. Rákérdezünk dolgokra, amikre Te nem gondolnál
Példa: Van loading dock? Hány fázisú az áramellátás? A konyha bírja a 500 fős terhelést? Ezek olyan kérdések, amik, ha kimaradnak, katasztrófa lesz.
Mi TUDJUK, mire kell figyelni.
4. Ha valami elromlik, MI MEGOLDJUK
Valaki rosszul lesz? Tudjuk, hova kell fordulni. Te meg csak ülsz, és élvezed a rendezvényt.
5. Egy kapcsolattartó – minden probléma megoldva
Te nem fogsz 10 különböző céggel egyeztetni (helyszín, catering, technika, fotós, DJ, stb.). MI koordináljuk mindet. Neked csak 1 embert kell hívnod: minket.
Konklúzió: Megcsinálod egyedül, vagy hagyd ránk?
Ha idáig eljutottál, akkor valószínűleg két gondolat jár a fejedben:
1. Nagy a tét, és sok munkával jár – ha rosszul sikerül, fölösleges pénzkidobás
2. Talán tényleg érdemes lenne ezt valakire bízni.
És tudod mit? Mindkét gondolatod helyes.
Egy 100-500 fős rendezvény megszervezése NEM lehetetlen. De időigényes, stresszes, és ha valami komolyabb dolog jön közbe, az nagyon kellemetlen.
Szerencsére azt is választhatod, hogy rábízod egy olyan csapatra, akik már több nagyszabású eseményt szerveztek – és tudják, mit csinálnak.
Szeretnéd, hogy a következő rendezvényedet stressz nélkül, profi szinten szervezzük meg?
A Welovevent több mint 10 éve segít vállalatoknak felejthetetlen, élmény alapú rendezvényeket szervezni – a helyszín megtalálásától a záró tapsig. Már 200+ nagyszabású eseményt vittünk sikerre, 100-tól 500+ fős létszámig.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
📞 Kérj ingyenes konzultációt még ma!
hello@welovevent.com | +36 70 424 43 89
www.welovevent.com
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
📚 További hasznos cikkeink:
👉 Miért a részletek döntik el, mennyire lesz emlékezetes egy céges rendezvény?
