A tökéletes rendezvény titka
Egy sikeres céges rendezvény mindig a legjobb helyszínnel kezdődik. A helyszín az élmény alapja, a hangulat gerince, és az első benyomás forrása.
De aki már részt vett konferencián, csapatépítőn vagy évzáró gálán, pontosan tudja: nemcsak az számít, hol vagyunk, hanem az is, mi történik ott.
A Welovevent-nél pontosan ezt a kettőt hangoljuk össze: a tökéletes helyszínt és a tartalommal teli élményt.
Miért nem elég csak egy jó helyszín?
Képzeld el: bérelsz egy gyönyörű, panorámás konferenciatermet a Duna-parton. Száz ember érkezik, mindenki izgatott. Aztán kiderül, hogy a mikrofon zúg, a vetítő nem működik rendesen, és a catering hideg szendvicseket hozott műanyag tálcán.
Az élmény? Tönkrement.
A helyszín valóban fontos, de csak az első 30%-a az élménynek. A maradék 70%-ot az dönti el, hogy:
- Milyen a technikai háttér
- Mennyire profi a kiszolgálás
- Van-e jó program és szórakozás
- Emlékezetes-e vizuálisan
Ezért valljuk: „Első a helyszín, de a részletek teszik tökéletessé!”
Mit jelent a „teljes körű rendezvényszervezés”?
Sok cég azt hiszi, hogy egy rendezvényszervező ügynökség „csak” helyszínt keres. De a valóság ennél sokkal összetettebb.
Mi nemcsak a helyszínt biztosítjuk, hanem a komplett rendezvény-szolgáltatói ökoszisztémát is menedzseljük. Ez azt jelenti, hogy egy kézben tartjuk mindazt, amiből a rendezvény igazán jó lesz.
Fotós és videós dokumentáció – mert az élmények megmaradjanak
Egy jól dokumentált rendezvény marketing eszköz is. A fotók és videók:
- Social media tartalmat adnak
- Employer branding anyagot biztosítanak
- Belső kommunikációban felhasználhatók
- Évek múlva is felidézik az emlékeket
Sokan spórolnak ezen a területen, aztán utólag bánják, amikor nincs egyetlen használható kép sem. Mi professzionális fotósokat és videósokat szervezünk, akik tudják, mikor kell „eltűnni”, és mikor kell elővenni a kamerát.
Technikai háttér – mert a legjobb előadó sem ér semmit rossz hanggal
Van ennél kínosabb, mint amikor a CEO beszél, de a mikrofon folyamatosan zümmög? Vagy amikor a prezentáció nem jelenik meg a vetítőn?
A professzionális hang- és fénytechnika nem luxus, hanem alapkövetelmény. LED fénytechnika, vezeték nélküli mikrofonok, kivetítők – ezek mind-mind hozzátartoznak egy profi rendezvényhez.
És ami a legjobb: mi koordináljuk a technikusokat is, így nem kell azon aggódnod, hogy „vajon időben felállítják-e a színpadot?”
Szórakoztató programok – mert ne csak informatív legyen, hanem inspiráló is
Egy jó konferencia után az emberek nem a prezentációkat emlegetik – hanem a hangulatot.
DJ, élőzene, bűvész, motivációs előadó, teambuilding játékok – ezek adják azt a plusz élményt, ami miatt a résztvevők úgy mennek haza, hogy „ez aztán király volt!”
És mi ismerjük a legjobb fellépőket. Tudunk ajánlani stand-up komikust, aki nem ciki, bűvészt, aki nem giccses, és DJ-t, aki tényleg érti a vállalati közönséget.
Hostessek és rendezvénykoordinátorok – a láthatatlan hősök
Tudod, ki teszi igazán zökkenőmentessé a rendezvényt? A hostessek és az operatív csapat.
Ők fogadják a vendégeket, eligazítják őket, kezelik a regisztrációt, és ha valami probléma merül fel – azonnal megoldják, mielőtt te észrevennéd.
Egy 150 fős rendezvényen legalább 2-3 hostess szükséges, és egy tapasztalt koordinátor, aki átlátja az egészet.
Catering – mert éhes vendég = elégedetlen vendég
Sokszor a legemlékezetesebb része egy rendezvénynek… az étel. Vagy annak hiánya.
Mi tudjuk, hogy különböző rendezvények különböző cateringet igényelnek:
- Fine dining gálavacsora a vezérigazgatók találkozójára
- Svédasztalos büfé egy 200 fős konferenciára
- Finger food egy állófogadásos networkingre
- Food truck egy laza csapatépítőre
És nemcsak ajánlunk cateringet – hanem versenyeztetjük is a beszállítókat, hogy te a legjobb árat kapd.
Miért jobb, ha egy kézben van minden?
Mondd, melyik szituáció tűnik egyszerűbbnek számodra?
Verzió 1: Te szervezed magad
- Megkeresed a helyszínt → 5-10 hellyel levelezgetsz
- Megkeresed a fotóst → újabb 5 ajánlat bekérése
- DJ kellene → Facebook csoportokban keresel
- Cateringet is kell → „google: catering Budapest”
- Technikát is → „remélem a helyszínben van”
- Aztán mindenkit külön koordinálsz
- Imádkozol, hogy senki ne késsen
- Ha valami elromlik → pánik
Eredmény: 40+ óra munkával, drágábban (mert nem tudsz versenyeztetni), és rengeteg stresszel.
Verzió 2: Mi szervezzük
- Egyetlen kapcsolattartó – velünk beszélsz az elejétől a végéig
- Mi keressük a szolgáltatókat (te spórolsz 15-30%-ot!)
- Mi koordináljuk a teljes csapatot
- Mi vállalunk felelősséget – ha valami elromlik, mi oldjuk meg
- Te csak az élményre koncentrálsz
Eredmény: Stresszmentes szervezés, jobb árak, magasabb minőség.
👉 Ezt választom!
Rendezvényhelyszín kiválasztás: 15 pontos checklist
Ha saját magad szeretnéd kiválasztani a helyszínt, itt egy checklist, amit mindig használj:
Alapvető kérdések
- Hány főt fogad be? – Ne becsüld alá a személyes teret!
- Milyen ülésrendre van szükség? – Színházas, U-alakú, állófogadás?
- Milyen dátumra és mennyi időre? – Van-e minimum bérlési idő?
Technikai feltételek
- Van-e beépített vetítő és hangrendszer?
- Milyen az internet minősége? – Legalább 50 Mbps kell streaming esetén
- Van-e színpad vagy emelvény?
Logisztika
- Hogyan közelíthető meg tömegközlekedéssel?
- Van-e parkolási lehetőség? – Hány autó fér el?
- Akadálymentesített-e? – Lift, rámpák?
Catering és kiszolgálás
- Van-e saját konyhája?
- Lehet-e külső cateringet hozni? – Van-e extra díj?
- Van-e italpultos szolgáltatás?
Atmoszféra és környezet
- Természetes fény érkezik-e be? – Fontos konferenciáknál!
- Milyen a stílus? – Modern, historikus, természetközeli?
- Van-e külön breakout room? – Kiscsoportos munkához
Összegzés: A helyszín a szív, a tartalom a lélek
Egy esemény nem csak arról szól, hogy hány fő fér el egy teremben, vagy milyen hosszú a svédasztal.
Az igazán sikeres rendezvények érzéseket keltenek, közösséget építenek és élményt teremtenek – és ehhez elengedhetetlen, hogy a helyszín és a tartalom egymásra találjon.
A Welovevent-nél pontosan ezt hozzuk létre: helyszínt, tartalmat és élményt – egyben.
Szeretnéd, hogy a te céged is új szintre lépjen a belső kommunikációban?
👉 Lépj kapcsolatba velünk, és megtervezzük a következő eseményt!
